在2024年工程档案管理工作推进会上的讲话
同志们：
档案作为党和国家各项工作、人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业高质量发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。今天，我们在这里召开全市机关事务管理系统建设项目工程档案管理推进会，主要任务是深入学习贯彻*总书记关于档案工作的重要指示批示精神，落实党中央、国务院关于加强和改进新形势下档案工作的要求，总结我市机关事务管理系统建设项目工程档案管理工作，研究部署下一阶段重点任务。
一、深刻认识工程档案管理的重要性
加强工程档案管理对工程质量的有力保障。工程档案作为建设项目管理的重要组成部分，详尽记录了项目规划、设计、施工、监理及验收等全过程，为项目顺利进行提供了坚实有力的保障。但工程项目建设周期长，档案过程资料多，每个环节稍有不慎就会造成档案资料缺失。持续做好建设项目工程档案全生命周期管理，确保档案资料完整、真实、有效，对更好服务党和国家工作大局、服务人民群众、服务国家治理体系和治理能力现代化具有重要意义。
工程档案是维护各方合法权益的重要凭证。在项目建设过程中，合同、图纸、验收报告等档案文件是明确各方权责、解决争议的关键依据。一旦发生纠纷，工程档案将成为判断是非、维护合法权益的重要依据，有助于维护市场秩序，保障各方合法权益。
工程档案对于促进城市可持续发展具有重要意义。随着城市化进程的加快，城市建设和更新改造的需求日益迫切。工程档案作为城市发展的历史见证，不仅为城市规划、设计提供了宝贵的参考依据，也为城市更新、改造提供了重要的数据支持。通过深入挖掘档案资源，我们可以更好地把握城市发展的脉络，制定更加科学合理的城市规划与建设方案，推动城市实现可持续发展。
二、工程档案管理现阶段存在的问题
工程档案是指在项目建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。由于工程建设项目具有投资规模大、建设周期长、专业领域多等特点，涉及档案专业复杂、载体多样、数量巨大，档案工作开展难度较大。在工程档案管理实践中，档案收集移交阶段依然存在诸多问题，突出表现在以下几方面：一是因为建设单位或参建单位对档案工作重视程度不够，过程性资料保存不及时，导致档案收集不完整；二是由于建设项目周期长，机构调整和人员更迭，经办人员档案资料交接不彻底，造成部分文件原件缺失或损毁；三是经办人员主动移交档案的意识不强，导致档案移交进度与工程建设进度不匹配，大量档案资料堆放在项目现场，没有存放在专门的档案室或档案柜，极易丢失损坏；四是经办人员移交档案时，存在图纸资料叠图不规范、项目文件交叉、目录与文件不一致等情况。
三、扎实推进工程档案管理工作取得新成效
工程档案管理主要是对项目建设信息进行组织、管理和利用，通过一系列规范化流程确保档案的完整性、真实性和有效性，主要工作流程可以分为3个阶段：形成与收集，整理与移交，保管与利用。
（一）档案形成与收集阶段。在建设项目中，参建单位是工程档案一手资料形成的主体，对档案的完整性、真实性负直接责任，建设单位对档案的有效性负监管责任。建设单位内设档案管理部门的，应建立完善本单位档案管理制度，划清内部职责边界，明确责任主体。制度办法中应明确本单位档案收集归档范围，规范档案移交与借阅程序，保证档案的严肃性和完整性。建设单位工程管理部门应加强过程监督管理，重视对上级批复文件、本单位决策过程文件的收集整理，相关请示报告应纳入档案归档目录，并在原件签批完成后及时向档案管理部门移交。建设单位与参建单位签订的合同类文件，应设立专门章节或条款明确约定项目文件管理责任，参建单位负责承担合同范围内相关工程文件的形成、收集、整理和立卷归档工作。项目建设实施前，建设单位工程管理部门应明确对参建单位档案工作的要求。参建单位应设置专职人员负责档案管理并制定档案管控方案，明确文件归档范围、归档时限、归档套数、整理标准、项目文件材料收集过程要求、档案移交时间节点等。建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案并及时向建设单位移交。项目建设过程中，参建单位应在重要例会上向相关工程管理部门汇报档案收集、整理、移交情况。工程管理部门每半年对参建单位档案管理情况进行检查，短期工程随工作进度检查，对档案管理混乱、过程资料不全的提出整改要求，督促其
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